Deze gastblog is geschreven door Martijn Noordermeer van Nexa Velo
Je administratie in de cloud beheren is handig en komt steeds vaker voor. Als je bedrijf echter failliet gaat en de it-dienstverlener geen toegang meer geeft, kan het mis gaan. Je loopt daardoor als bestuurder zelfs het risico persoonlijk aansprakelijk te worden gesteld.
Soms moet je als ondernemer constateren dat je bedrijf geen toekomst meer heeft. Dan zijn er verschillende manieren om je bedrijf te beëindigen. Zijn de lasten groter dan de baten, dan moet vaak worden gekozen voor een faillissement.
Vervelend, dat zeker, maar onder omstandigheden ook risicovol voor de privépersoon achter de onderneming. Als namelijk wordt vastgesteld dat sprake is van wanbeleid, dan loopt die ondernemer het risico dat hij aansprakelijk wordt gehouden voor het gehele faillissementstekort. En dat kan oplopen tot immense bedragen.
De Nederlandse wetgever heeft het de curatoren in faillissement in bepaalde omstandigheden gemakkelijk(er) gemaakt om de bestuurders van failliete ondernemingen aan te pakken. Als de jaarrekeningen niet tijdig zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel of als de administratie een rommeltje is, dan zegt de wet dat er sprake is van wanbeleid. Dit wanbeleid wordt vervolgens vermoed de oorzaak te zijn van het faillissement. De bestuurder moet dan op zijn beurt aantonen dat het faillissement een andere oorzaak heeft.
Over deze bestuurdersaansprakelijkheid wil ik het vandaag niet hebben, daar is al genoeg over geschreven en veel bestuurders slagen er ook wel in dit af te wenden, bijvoorbeeld met een beroep op de slechte economische situatie waarin ons land verkeert.
Geen toegang meer tot adminstratie
Waar ik het wel over wil hebben is de administratie. Iedere onderneming is verplicht een administratie te voeren. Die administratie moet netjes in elkaar zitten en moet toegankelijk zijn, zeker ook wanneer er een faillissement komt. Steeds vaker is die administratie alleen nog maar digitaal toegankelijk. Ook bevindt die administratie zich steeds vaker in de Cloud en/of op servers die niet bij de ondernemer staan. Daarvoor wordt periodiek een bedrag betaald aan een IT dienstverlener.
En dan komt er een faillissement. Bestaande contracten worden meestal beëndigd. Maar als het contract dat ziet op de administratie wordt beeindigd, dan is er geen toegang meer tot die administratie. Je zou dan kunnen zeggen dat er geen administratie meer beschikbaar is.
In de uitspraak van het Gerechtshof Den Bosch van 26 maart 2013 had de dienstverlener na het faillissement van de onderneming de toegang tot de administratie beeindigd. Dit had zij gedaan omdat de curator niet meer wilde betalen voor de dienstverlening. Het Gerechtshof vond dat de dienstverlener dit mocht doen en dat de curator dus niet zonder betaling recht had op toegang.
Bestuurdersaansprakelijkheid is mogelijk gevolg
Stel nu dat de curator niet wil of niet kan betalen, dan is er dus feitelijk geen administratie beschikbaar. Onduidelijk is welk risico de bestuurder dan loopt. In het meest negatieve scenario: bestuurdersaansprakelijkheid?
Mijn advies aan ondernemers die op het punt staan om failliet te gaan: Print de volledige administratie of sla deze in ieder geval op vlak voordat het faillissement wordt uitgesproken.