Richtlijnen voor offshore ontwikkeling. (2/5)
Deze blog is geschreven door Edwin Zuijdendorp, Directeur Global IT support Ukraine (www.gisua.com), Global IT support Ukraine is al 12 jaar NearShore leverancier vanuit de Oekraïne en voorziet Nederlandse bedrijven van hoogwaardige ontwikkelteams.
Niet alleen in Nederland, maar op veel meer plaatsen in de wereld zitten interessante ICT professionals. Deze experts kunnen Nederlandse bedrijven aanvullen op kennisgebieden waarvoor in Nederland minder specialisten te vinden zijn of waarvoor de kosten van Nederlandse ICT professionals te hoog zijn.
Zelf werk ik al meer dan 10 jaar samen met ICT professionals uit de westelijke kant van Oekraïne. De kennis, kwaliteit en werkmentaliteit zijn uitstekend, terwijl de kosten lager zijn dan in Nederland.
Deze voordelen komen alleen tot hun recht als
1) het team van ICT professionals de juiste aansturing op afstand krijgt
2) de documentatie goed wordt opgebouwd
3) men elkaar begrijpt.
In een vijfdelige blogreeks vertel ik u alles over het succesvol implementeren van ICT over de grens.
In deze tweede blog vertel ik meer over “De valkuilen van vaste prijzen”
Waarom projecten mislukken door vaste prijzen!
Vaste prijs afspraken maken het ontwikkelrisico onbeheersbaar en geven onterecht een gevoel van zekerheid
Vaste prijs afspraken managen het risico van projectleiders, niet van opdrachtgevers.
Bedrijven denken ten onrechte dat zij alle risico’s en verantwoordelijkheden in principe kunnen uitbesteden, mits ze er maar voor betalen. Niets is minder waar. De opdrachtgever bezit alle kennis met betrekking tot de software. Zij is al jaren bezig met het automatiseren van processen. Je kan niet verwachten dat een programmeur zich deze kennis eigen maakt in enkele weken op basis van een stuk documentatie. En er zijn meer nadelen voor de opdrachtgever:
- Bij het aanvragen van een vaste prijs voor softwareontwikkeling is veel documentatie nodig, het maken daarvan is niet goedkoop;
- De projectleider en ICT professionals moet binnen beperkte tijd inschatten wat de belasting zal zijn. Om risico’s te managen wordt een ruime marge genomen. Een factor 2 is geen uitzondering;
- De projectleider van de opdrachtgever heeft ten onrechte het gevoel dat de bouwer nu zelfstandig kan bouwen, deze heeft immers alle documentatie en “ja” gezegd tegen de opdracht;
- Vaste prijs afspraken staan innovatie in de weg en kunnen een product opleveren wat bij oplevering verouderd is.
Uit uitspraken van rechtszaken over mislukte ICT-projecten blijkt dat de opdrachtgever in veel gevallen verantwoordelijk blijft voor communicatie. Uitloop of mislukking van projecten zijn niet per definitie af te wimpelen op opdrachtnemers met als beredenering dat door complexiteit de blijvende aandacht van de opdrachtgever nodig blijft.
Hoe moet het dan wel?
Werken met een beperkt budget en een tijdslimiet blijft de verantwoordelijkheid van de projectleider. Hij kan deze verantwoordelijkheid alleen invullen door goed contact met de teamleider te hebben. Samen moeten zij op basis van moderne projectmanagementtechnieken de planning vertalen naar feitelijke opdrachten voor programmeurs in korte overzichtelijke ontwikkeltrajecten, ook wel sprints genoemd. Van ICT professionals mag verwacht worden dat zij de werkobjecten snel en efficiënt bouwen.
Dus:
- Zorg voor een goede communicatie tussen projectleider en teamleider
- Maak gebruik van beperkte documentatie die gefocust is op functionaliteit en uniformiteit
- Gebruik moderne projectmanagement technieken om het project op te delen in kleinere delen en om communicatie en rapportages op een gestandaardiseerde manier te laten verlopen