Ondernemers in het MKB lijken zelden of nooit tijd te hebben voor de kwaliteit van hun organisatie. En toch lijkt het logisch dat je met een betere kwaliteit belangrijke winstpunten kunt behalen zoals Klanttevredenheid, medewerkerstevredenheid, kortere levertijd, flexibeler inspelen op de klantvraag, minder uitval en minder ongewenst verloop onder je personeel. In kleine organisaties wordt hard tot heel hard gewerkt om de eindjes aan elkaar te knopen. Er worden extra uren gemaakt om meer te kunnen verkopen, produceren en af te leveren. Zeker in de huidige economisch moeilijke tijd. Er blijft dus gewoon geen tijd over. Maar komt het dan ooit wel eens goed?
Verbeteren volgens een vaste structuur
In de dagelijkse praktijk wordt je als ondernemer af en toe geconfronteerd met dingen die niet lopen zoals je wilt. Voorbeelden zijn het weglopen van goed personeel, of er achter komen dat je wederom te veel tijd kwijt bent bij de verkoop van je product of dienst. De meeste dingen komen ook bij andere ondernemers voor. Waarom laten we dit dan eigenlijk gebeuren? Eigenlijk zijn er voor ieder aandachtsgebied een aantal "best practices" of adviezen te benoemen waar je eigenlijk aan moet voldoen. Maar zo'n lijstje is lastig te vinden en tijd voor het lezen van managementliteratuur op de verschillende vakgebieden is er niet. Daarom is het veel slimmer om de belangrijkste adviezen van alle aandachtsgebieden in één systeem bij elkaar te brengen zodat een ondernemer het kan raadplegen op het moment dat hij er tijd voor maakt (vaak omdat hij pijn voelt).
"Ondernemen voor Dummies"
Wat we nodig hebben is een set van basis adviezen die diep genoeg gaan om zeker te weten dat je op alle onderdelen kunt scoren. De ene keer gaat het over Personeelsbeleid en de volgende keer over Sales. Dan gaat het over ICT en dan over je Financiële proces. Maar dat is niet genoeg. Je kunt dan enkel brandjes blussen en na verloop van tijd verval je weer in de waan van de dag en heb je verzuimd om je besluiten en acties te borgen (om maar een kwaliteits term te gebruiken). Het opzoeken van een scan op het internet is niet voldoende. Iedere zichzelf respecterende specialist hanteert tegenwoordig een scan. Dat is logisch want om te onderzoeken waar het knelpunt zit, zul je eerst moeten weten hoe de vork in de steel zit. Maar zo heeft iedere specialist een eigen methode. En weet je wel zeker dat hij alles rapporteert? Dat hij al tevreden is met het "Low Hanging Fruit" en je niet informeert over andere details. Je krijgt een versplinterd beeld omdat alle adviezen enkel en alleen over het specifieke onderwerp gaan en je dus steeds met aparte rapporten en spreadsheets zit te praten. Wat we dus nodig hebben is een uniforme methode waarmee je steeds op dezelfde wijze kunt bepalen waar de schoen wringt en wat je eraan zult gaan doen. Je wilt ook zeker weten dat alles is onderzocht en dat je niet met teveel details wordt lastig gevallen. Ik heb daar een uitgesproken mening over.
Dashboard
Het liefst zie ik als ondernemer de kwaliteit van mijn organisatie op één online dashboard met daarop de actuele en gewenste situatie op alle aandachtsgebieden. Daarbij wil ik kunnen inzoomen naar de meest actuele versie en kunnen kiezen waar we onze prioriteit moeten leggen. Ik wil alleen dáár mijn aandacht aan geven. En nog mooier zou het zijn als dit door mijn medewerkers en collega management team leden zelf kan worden opgezet en onderhouden. Dan kan ik per gebied vaststellen waar het wringt, zien wat er aan gedaan wordt en bijsturen waar nodig. Gelukkig heb ik daarbij concrete overzichten en actielijsten waardoor ik in staat ben om alles te bespreken en te weten dat we niets vergeten zijn. En of dit weer meer tijd kost? NEEN. Het bespaart tijd. Als we ergens geen tijd voor hebben, wordt het niet op de actielijst gezet. De interne communicatie gaat daardoor absoluut soepeler. Er wordt gewerkt aan zaken die er toe doen. Die prioriteit hebben. De rest komt wel een andere keer. Als we onze keuzes en afspraken maar gestructureerd online hebben vastgelegd en af en toe checken of we nog wel met de juiste dingen bezig zijn.
En dat is QAtool.
De komende maanden coach ik ca. 30 bedrijven in deze methode. We focussen dan alleen op de zaken die er toe doen. Gestructureerd aftikken van alle prioriteiten die de ondernemer zelf belangrijk vindt, terwijl de rest later wel een keer aan de beurt komt.
Dit kan iedere adviseur of specialist. En als er aandacht moet worden gegeven aan een gebied waar je niet in thuis bent, dan zijn er vele collega adviseurs die met je samen willen werken om hiermee te helpen. De ondernemer heeft ook zelf een netwerk dat hierop kan worden aangesproken.
Zo krijg je met minder Kwalitijd een beter resultaat.
NB. Kwalitijd is de tijd die je besteed aan kwaliteit.
Deze blog is geschreven door Jan Sonneveld
QAtool B.V.
Postbus 203
3900 AE Veenendaal
085 76 00 203
KvK 586 111 93