Het einde van het jaar nadert alweer met rasse schreden. De vakantie zit er al weer lang en breed op en de stapel werk die voor de vakantie op het bureau lag, lag er waarschijnlijk bij terugkomst nog.
Dus als manager eerst maar eens de (vaak digitale) achterstand inhalen. Meer structurele bedrijfszaken komen daarna wel weer...
Stilzwijgende verlenging
Zo’n typische structurele bedrijfszaak is de jaarlijkse contract-evaluatie. De boeken van de meeste bedrijven lopen gelijk met het kalenderjaar. De administratie wordt dan per 1 januari afgesloten en het boekjaar start vrolijk weer opnieuw. Vrolijk? Opnieuw? Veel oude zaken gaan toch weer vanzelf mee naar het nieuwe jaar. Dat doen zij waarschijnlijk al jaren.
Contracten bijvoorbeeld. Contracten kennen namelijk een stilzwijgende verlenging, zelfs als dat niet als zodanig in het contract zelf wordt genoemd! Maar ook: hoe zit het met de “gebruikelijke” klanten en leveranciers. Die “kennen we al jaren” natuurlijk. Maar is dat een bewuste keuze? Of is er gewoonweg niet aan gedacht om de relatie met hen eens tegen het licht te houden?
Veel meer onder de zon
Bedrijven die een formeel kwaliteitssysteem hebben, als bijvoorbeeld ISO 9001, zijn verplicht om jaarlijks een leveranciersbeoordeling te doen. Daarin moet worden vastgesteld of de betreffende leverancier voldoet aan de kwaliteitseisen die het bedrijf stelt. Veelal worden die eisen alleen gerelateerd aan de producten of diensten die zij leveren; als die nu maar voldoen, dan voldoet de leverancier vast ook wel. Maar is dat wel zo? Het antwoord is ronduit: neen! Er is natuurlijk veel meer onder de zon dan alleen maar “goede” producten.
Relatie klant-leverancier wel OK?
Natuurlijk wilt u als ondernemer dat de samenwerking met leverancier en klant goed verloopt. Dat strekt zich uit van operationele zaken tot aan strategisch bedrijfsbelang. De crux van de relatie zit ‘m echter in eerste instantie in het lopende contract met klant of leverancier. Zit dat nog wel goed in elkaar?
Eigenlijk wordt in bestaande contracten vaak alleen maar de prijs per 1 januari geïndexeerd. Maar wordt er nog conform geleverd? Zijn de diensten, voorwaarden of omstandigheden in het afgelopen jaar niet gewijzigd?
Google zelf maar eens...
Al meer overtuigd van het nut van leveranciersbeoordeling en contract-evaluatie? Google dan toch nog maar eens op deze termen. Neem dan de helft voor waar van wat erover in de zoekresultaten wordt gezegd. Dan nog zal er vast een beeld bij de lezer ontstaan dat het uitvoeren van leveranciersbeoordelingen en contract-evaluaties best wel eens heel voordelig voor het bedrijf zou kunnen zijn! Goede contracten kosten namelijk minder en leveren meer op!
Begin op tijd!
Maar vooral: neem de tijd voor het proces en vraag tijdelijke support indien nodig. Het is allemaal geen rocket science, maar wel altijd tijdrovend. Starten in september is zeker niet te vroeg als u tegen het einde van het jaar nog aanpassingen in contracten voor het komende jaar wilt hebben kunnen gedaan!
Meer weten over de aanpak? Een afspraak voor een kop koffie bij uw bedrijf kan altijd.
Ir. R. van Dam - Minolo BV
Gerelateerde blogs
Word lid van
ICT Valley
Door lid te worden kunt u een actieve bijdrage aan de groei en ontwikkeling van ICT binnen de Regio Foodvalley. Daarnaast kunt u deelnemen aan projecten of interessante events.
Schrijf je in