ICT Valley

Verschillende versies van documenten via de mail… Gaan uw haren hier ook van overeind staan? Bijvoorbeeld: binnen organisatie X wordt in een projectgroep het Excel-bestand “concept projectplan.xls” rondgestuurd. Nadat iedereen zijn meningen en verbeterpunten via de mail heeft doorgegeven wordt “projectplan versie1.xls” gemaakt en toegezonden. Daar kunnen we mee aan de slag! Of niet? Met enige twijfel wordt enkele dagen later “projectplan versie2.xls” rondgestuurd, de deadlines zijn iets aangepast. Om vervolgens een week later “projectplan definitief.xls” in de mail te zien staan.

Bekend verhaal? Verschillende documentversies bij verschillende mensen? Deze versies worden met een beetje pech ook nog eens in vergeten mappen van de lokale PC’s opgeslagen. De K:-schijf van Frederik en de L:-schijf van Lisette zijn volgestopt met allerlei overlappende documenten. Met als gevolg dat iedereen op den duur gevangen is in zijn/haar eigen geweven web van documenten, terwijl niemand weet wat het meest actuele bestand is. Als die er überhaupt al is.

Ik heb mezelf in het verleden ook schuldig gemaakt aan deze vorm van documentbeheer. Wat een verademing was het toen ik kennis maakte met SharePoint. Een platform voor het veilig opslaan, organiseren, delen en gebruiken van informatie (dus ook documenten). Vanaf elk apparaat! Het enige wat ik nodig heb is internet.

Alles wordt op één locatie in de cloud opgeslagen. En met ‘alles’ bedoel ik ook echt alles. Van documenten tot aan video’s tot aan belangrijke bedrijfsdata. Door de krachtige zoekfunctie is het terugvinden van data geen enkel probleem.

Samenwerkingsplatform

SharePoint wordt ook wel een samenwerkingsplatform genoemd. Het kan, met de juiste inrichting, zoveel bijdragen aan de efficiency en effectiviteit van uw organisatie. U werkt samen met uw collega’s in dezelfde omgeving. Rollen en rechten zijn eenvoudig in te regelen per team of per gebruiker. U hoeft dus niet bang te zijn dat uw proactieve, ijverige stagiair per ongeluk belangrijke documenten op de kop gooit.

Mocht het toch voorkomen dat een document onbedoeld wordt gewijzigd of verwijderd, dan kunt u terugvallen op versiebeheer. Elke wijziging in het document blijft bewaard!

Mijn favoriete functionaliteit is toch wel het real-time samenwerken. Met meerdere personen tegelijk aan één document werken is niet alleen heel efficiënt, het komt de teamspirit ook enorm ten goede!

Locatie én device onafhankelijk werken

Door SharePoint zijn de dagen dat u gebonden bent aan uw desktop voorbij. SharePoint is een cloudoplossing. Met een internetverbinding en een browser heeft u via SharePoint altijd en overal de beschikking over uw documenten en data. En u kunt hier direct mee aan de slag. Thuis uw projectplan bekijken? Bij de klant een video tonen? Op het strand van Ibiza een document bewerken? Geen probleem!

Delen! Maar wel veilig

Niet voor niets heet deze oplossing SHAREpoint. SharePoint is goed in delen. Documenten en data deelt u eenvoudig intern én extern. En voor de ‘voorzichtige ondernemer’: u hoeft zich geen zorgen te maken dat uw kostbare data op straat komt te liggen. Beveiligingsrechten zijn eenvoudig in te stellen. Daarnaast biedt SharePoint een raamwerk waarin u in alle facetten van uw bedrijf voldoet aan de AVG-wetgeving. Privacy van uw medewerkers en klanten is gegarandeerd!

Het digitale archief

Documenten en data verwijderen blijft voor velen toch een beetje eng, want wat nou als een document later toch van pas kan komen? Anderzijds worden veel bestanden opgeslagen om vervolgens nooit meer gebruikt te worden: vervuiling. Als oplossing biedt SharePoint een uitgebreide archief functionaliteit. Ik denk graag met u na over het beste archiverings- en bewaarbeleid. Hoe handig is het bijvoorbeeld als een sollicitatiebrief na de vastgestelde periode automatisch wordt verwijderd?

Wanneer gaat u efficiënter samenwerken?

Mijn belangrijkste boodschap: samenwerken kan zóveel eenvoudiger! SharePoint biedt geweldige functionaliteiten hiervoor zoals documentbeheer, device en locatie onafhankelijk werken, realtime samenwerken, revisies, et cetera. Daarnaast is er binnen SharePoint nog veel meer mogelijk. Al helemaal wanneer u tools als Microsoft Teams, PowerApps, Flow of andere Office365 applicaties inzet.

Overigens richten wij niet alleen SharePoint in, wij verzorgen ook de trainingen voor zowel beheerders als gebruikers. Samen zorgen we ervoor dat uw organisatie efficiënter en effectiever gaat samenwerken.