In de vorige blog zijn de 4 ‘C’s van onboarding aan bod gekomen: Compliance, Clarification, Culture en Connection. Een deel van deze onderwerpen is onafhankelijk van de nieuwe medewerker en de werkzaamheden waarvoor hij of zij is aangenomen. Dat betekent dat deze onderwerpen bij uitstek geschikt zijn om in een digitale leeromgeving beschikbaar te stellen.
Compliance
De digitale leeromgeving maakt het mogelijk om gedeelten van het onboardingprogramma te volgen op het moment dat het relevant is. Denk bijvoorbeeld aan administratieve processen zoals verlof aanvragen, uren schrijven of ziek melden. Op de eerste werkdag is dit zelden relevant maar er wordt over het algemeen wel aandacht aan besteed. Zonde van de tijd dus!
Door ervoor te zorgen dat er korte instructies klaar staan in de digitale omgeving, al dan niet met een demonstratievideo, weet de nieuwe medewerker dat dit goed geregeld is en weet hij het te vinden op het moment dat het wel relevant is.
Het gros van de onderwerpen onder ‘Compliance’ kunnen in een digitale leeromgeving worden opgenomen.
Inventariseer de administratieve taken waarmee een medewerker te maken krijgt. Maak voor elk onderwerp een digitale instructie!
Clarification
Dit heeft te maken met het werk dat iemand gaat doen en de verantwoordelijkheden en doelstellingen van het werk of de afdeling. Hier kun je onderscheid maken tussen generieke- en specifieke zaken.
De werkzaamheden, verantwoordelijkheden en doelstellingen van afdelingen zijn uitstekend geschikt om in een digitale leeromgeving beschikbaar te stellen. Sterker nog, hierdoor kan de nieuwe medewerker de organisatie leren kennen nog voor de eerste werkdag.
De eerste werkdag is dan een geschikt moment om in een persoonlijk gesprek dieper in te gaan op de specifieke werkzaamheden van de nieuwe medewerker.
Breng het organogram van het bedrijf in kaart en maak een digitale introductie van iedere afdeling.
Culture
Dit is wellicht een van meest de moeilijke onderdelen. Hier gaat het over formele en informele kernwaarden van de organisatie. Informele waarden en ongeschreven regels zijn lastig boven water te krijgen en minder geschikt om op te schrijven. Een eigenschap van ongeschreven regels….
Desondanks is dit onderwerp geschikt om via een digitale leeromgeving over te brengen. Hier kunnen bijvoorbeeld testimonia van toekomstige collega’s een rol spelen.
Breng de kernwaarden van de organisatie in kaart en vertaal die in waarneembaar gedrag.
Connection
Hoe zorg je ervoor dat de nieuwe medewerker zo snel mogelijk de weg weet te vinden in de organisatie. Hoe zou zijn interne netwerk eruit moeten zien om productief te kunnen zijn? Met wie zou hij of zij kennis moeten maken?
Door hier alvast over na te denken en zoveel mogelijk generieke informatie digitaal beschikbaar te stellen kan het kennismakingsgesprek zich concentreren op bijvoorbeeld persoonlijke drijfveren of - doelen.
Vraag huidige medewerkers naar hun kennismakingsrondje en ervaringen. Vertaal dat in een digitale introductie van de belangrijkste sleutelfiguren.
Een goed onboardingprogramma samenstellen kost tijd. Het goede nieuws is dat het niet in één keer af hoeft te zijn. Het dwingt je tot scherp krijgen van zaken die mogelijk al vanzelfsprekend zijn geworden. Uiteindelijk levert het een programma op met een professionele uitstraling waarop voortgebouwd kan worden in het kader van 'een leven lang ontwikkelen'. Maar daarover mee in een volgende blog....